• 8 (495) 585-96-30
  • 8 (901) 705-08-06
  • info@chopsarmat.ru
  • Российская Федерация, Москва

Организационные меры для решения задач обеспечения безопасности офиса

Внедрение системы безопасности офиса требует внесения изменений в устоявшийся режим работы предприятия. Возможно, потребуется внести изменения в штатное расписание: ввести новые должностные единицы или сократить некоторые должности, изменить должностные обязанности работников. Представленные ниже рекомендации по внесению изменений в корпоративные документы позволят значительно упростить решение административных вопросов, связанных с подготовкой к внедрению системы безопасности.

Профессиональная охрана ЧОП САРМАТ

Рекомендуется выполнить следующие мероприятия:

  • Заключение договора обслуживания с охранным предприятием, если ранее такого договора не было. При наличии договора на охрану офисного помещения понадобится согласовать с охранным предприятием вопросы подключения новых охранных приборов к уже имеющемуся охранному оборудованию.
  • Изменение штатного расписания.

При внедрении системы охраны в данной компании изменение штатного расписания не требуется, так как в штатном расписании предусмотрена должность администратора офиса Компании, ответственного за порядок в вестибюле и открытие/закрытие помещения. С учетом режима работы предприятия (5 дней по 10 часов) режим работы администратора в дни дежурства превышает 8 часов, поэтому предполагается, что два человека посменно выполняют функции администратора.

В связи с внедрением системы охраны офиса следует добавить ряд новых обязанностей в должностную инструкцию администратора офиса и удалить ряд обязанностей, которые администратор не должен будет больше выполнять.

Изменение должностных обязанностей:

Обязанности, подлежащие добавлению в должностную инструкцию администратора офиса:

  • Ведение электронной базы данных единой системы безопасности, ввод данных о принятых и уволенных сотрудниках с помощью программного обеспечения.
  • Выдача и изъятие карт доступа (электронные пропуска), регистрация выданных карт доступа, задание соответствующих прав доступа в помещения с помощью программного обеспечения.
  • Проверка состояния помещений Компании перед закрытием офиса и сдачей его на охрану ВОХР с помощью программного обеспечения или визуального осмотра индикации на считывателях.
  • Передача/снятие помещения с охраны звонком дежурному сотруднику ЧОП.
  • В случае возникновения неисправностей в системе безопасности: уведомление компании-установщика о поломках и сбоях в работе оборудования, а также о необходимости проведения ремонтных работ.
  • Фиксация опозданий сотрудников на работу; предоставление отчетов о трудовой дисциплине руководителю Компании.
  • Обеспечение порядка в вестибюле, распределение посетителей по приемным в зависимости от степени загруженности менеджеров.
  • Информирование посетителей о правилах пользования системой приема посетителей. Рекомендуется также разместить информационный плакат о работе системы рядом с дверью или стойкой администратора.

Обязанности, подлежащие удалению из должностной инструкции администратора офиса:

  • Ведение картотеки сотрудников на специальных бланках кадрового учета, в журнале.
  • Ежедневная выдача ключей от помещений компании.
  • Обход всех помещений офиса по окончании рабочего дня с целью проверки помещений на предмет наличия сотрудников и посетителей.
  • Организация замены замка при утере ключей; обращение в компанию, обслуживающую ОПС, при поломке ОПС.

Обязанности, подлежащие удалению из должностной инструкции руководителя Компании:

  • Контроль над соблюдением сотрудниками должностных обязанностей, требующий личного присутствия.

Обязанности, подлежащие добавлению в должностные инструкции сотрудников Компании:

  • Использование карт доступа для входа в соответствующие помещения компании.
  • Самостоятельная постановка помещений Компании на охрану во всех случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника (окончание рабочего дня, обеденный перерыв, другое).

Обязанности, подлежащие удалению из должностных инструкций сотрудников Компании:

  • Ежедневное получение ключей от помещений в начале рабочего дня.
  • Ежедневная сдача ключей от помещений по окончании рабочего дня.
  • Закрытие помещения на ключ во всех случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника (перерыв на обед и т.п.).

Обязанности, подлежащие добавлению в должностные инструкции сотрудников, ведущих прием посетителей:

  • Информирование посетителя о готовности принять его при помощи индикации на считывателе, установленном снаружи кабинета; открытие двери кабинета для посетителя с помощью пульта дистанционного управления.

Необходимые нормативные документы (локальные нормативные акты), требующие создания или доработки в связи с внедрением единой системы безопасности:

  • Положение о внутриобъектовом режиме – документ предназначен для изложения сотрудникам компании графика работы офиса, порядка доступа сотрудников и посетителей, порядка сдачи офиса под охрану и снятия с охраны. Документ включает раздел по обеспечению пожарной без­опасности, регламентирует или запрещает курение в офисе, устанавливает материальную ответственность сотрудника за утерю карт доступа, порядок ее взыскания.
  • Инструкция по действиям в чрезвычайным ситуациям – документ предназначен для изложения всем сотрудникам и регламентирует их действия при возникновении чрезвычайных ситуа­ций: срабатывании датчиков пожарной сигнализации, возникновении задымления или возгорания, неадекватном поведении посетителей, авариях инженерных систем (прорыве водопровода, систе­мы отопления и т.п.)
  • Плакат о ведущемся видеонаблюдении – для информирования посетителей и сотрудников.
  • Положение о внутриобъектовом режиме.
  • Должностная инструкция администратора офиса.
Актуальные статьи по вопросам безопасности
Услуги по охране офисов
Правила безопасности на улице
Охранные услуги ЧОП
Охрана семьи на день
Правила безопасности дома
Применение специальных средств частным охранником
Применение оружия частным охранником