• 8 (495) 585-96-30
  • 8 (901) 705-08-06
  • info@chopsarmat.ru
  • Российская Федерация, Москва

Организационные меры для решения задач обеспечения безопасности офиса

Внедрение системы безопасности офиса требует внесения изменений в устоявшийся режим работы предприятия. Возможно, потребуется внести изменения в штатное расписание: ввести новые должностные единицы или сократить некоторые должности, изменить должностные обязанности работников. Представленные ниже рекомендации по внесению изменений в корпоративные документы позволят значительно упростить решение административных вопросов, связанных с подготовкой к внедрению системы безопасности.

Профессиональная охрана ЧОП САРМАТ

Рекомендуется выполнить следующие мероприятия:

  • Заключение договора обслуживания с охранным предприятием, если ранее такого договора не было. При наличии договора на охрану офисного помещения понадобится согласовать с охранным предприятием вопросы подключения новых охранных приборов к уже имеющемуся охранному оборудованию.
  • Изменение штатного расписания.

При внедрении системы охраны в данной компании изменение штатного расписания не требуется, так как в штатном расписании предусмотрена должность администратора офиса Компании, ответственного за порядок в вестибюле и открытие/закрытие помещения. С учетом режима работы предприятия (5 дней по 10 часов) режим работы администратора в дни дежурства превышает 8 часов, поэтому предполагается, что два человека посменно выполняют функции администратора.

В связи с внедрением системы охраны офиса следует добавить ряд новых обязанностей в должностную инструкцию администратора офиса и удалить ряд обязанностей, которые администратор не должен будет больше выполнять.

Изменение должностных обязанностей:

Обязанности, подлежащие добавлению в должностную инструкцию администратора офиса:

  • Ведение электронной базы данных единой системы безопасности, ввод данных о принятых и уволенных сотрудниках с помощью программного обеспечения.
  • Выдача и изъятие карт доступа (электронные пропуска), регистрация выданных карт доступа, задание соответствующих прав доступа в помещения с помощью программного обеспечения.
  • Проверка состояния помещений Компании перед закрытием офиса и сдачей его на охрану ВОХР с помощью программного обеспечения или визуального осмотра индикации на считывателях.
  • Передача/снятие помещения с охраны звонком дежурному сотруднику ЧОП.
  • В случае возникновения неисправностей в системе безопасности: уведомление компании-установщика о поломках и сбоях в работе оборудования, а также о необходимости проведения ремонтных работ.
  • Фиксация опозданий сотрудников на работу; предоставление отчетов о трудовой дисциплине руководителю Компании.
  • Обеспечение порядка в вестибюле, распределение посетителей по приемным в зависимости от степени загруженности менеджеров.
  • Информирование посетителей о правилах пользования системой приема посетителей. Рекомендуется также разместить информационный плакат о работе системы рядом с дверью или стойкой администратора.

Обязанности, подлежащие удалению из должностной инструкции администратора офиса:

  • Ведение картотеки сотрудников на специальных бланках кадрового учета, в журнале.
  • Ежедневная выдача ключей от помещений компании.
  • Обход всех помещений офиса по окончании рабочего дня с целью проверки помещений на предмет наличия сотрудников и посетителей.
  • Организация замены замка при утере ключей; обращение в компанию, обслуживающую ОПС, при поломке ОПС.

Обязанности, подлежащие удалению из должностной инструкции руководителя Компании:

  • Контроль над соблюдением сотрудниками должностных обязанностей, требующий личного присутствия.

Обязанности, подлежащие добавлению в должностные инструкции сотрудников Компании:

  • Использование карт доступа для входа в соответствующие помещения компании.
  • Самостоятельная постановка помещений Компании на охрану во всех случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника (окончание рабочего дня, обеденный перерыв, другое).

Обязанности, подлежащие удалению из должностных инструкций сотрудников Компании:

  • Ежедневное получение ключей от помещений в начале рабочего дня.
  • Ежедневная сдача ключей от помещений по окончании рабочего дня.
  • Закрытие помещения на ключ во всех случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника (перерыв на обед и т.п.).

Обязанности, подлежащие добавлению в должностные инструкции сотрудников, ведущих прием посетителей:

  • Информирование посетителя о готовности принять его при помощи индикации на считывателе, установленном снаружи кабинета; открытие двери кабинета для посетителя с помощью пульта дистанционного управления.

Необходимые нормативные документы (локальные нормативные акты), требующие создания или доработки в связи с внедрением единой системы безопасности:

  • Положение о внутриобъектовом режиме – документ предназначен для изложения сотрудникам компании графика работы офиса, порядка доступа сотрудников и посетителей, порядка сдачи офиса под охрану и снятия с охраны. Документ включает раздел по обеспечению пожарной без­опасности, регламентирует или запрещает курение в офисе, устанавливает материальную ответственность сотрудника за утерю карт доступа, порядок ее взыскания.
  • Инструкция по действиям в чрезвычайным ситуациям – документ предназначен для изложения всем сотрудникам и регламентирует их действия при возникновении чрезвычайных ситуа­ций: срабатывании датчиков пожарной сигнализации, возникновении задымления или возгорания, неадекватном поведении посетителей, авариях инженерных систем (прорыве водопровода, систе­мы отопления и т.п.)
  • Плакат о ведущемся видеонаблюдении – для информирования посетителей и сотрудников.
  • Положение о внутриобъектовом режиме.
  • Должностная инструкция администратора офиса.

Если при просмотре данного материала, у Вас возник собственный вопрос, то Вы можете воспользоваться сервисом консультаций по вопросам охраны и задать его в один из ниже предложенных разделов.

ТЕМЫ ОНЛАЙН КОНСУЛЬТАЦИЙ ПО ОХРАНЕ:

Актуальные статьи по вопросам безопасности
Физическая охрана стационарных объектов
Концепция обеспечения безопасности коттеджного поселка
Состав системы охранной сигнализации
Охрана дискотек
ЧОП — ОХРАНА
Рекомендации по обеспечению охраны гостиниц
Безопасное поведение на сайте знакомств — рекомендации девушкам